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TABLA DE CONTENIDO
La presente Política, publicada en la página web de INDUMA S.C.A. www.induma.com.co, contiene los principios y parámetros que se aplican en la empresa para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares de los mismos, tales como clientes, proveedores, visitantes y empleados o candidatos de INDUMA S.C.A.; la presente política se redacta en concordancia con la normatividad aplicable en materia de protección de datos (Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012,el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014)
Para efectos de la presente política o reglamento para el tratamiento de datos personales, se entiende por:
Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.
Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento (ej. Base de datos de clientes, proveedores, empleados, entre otras).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y que permiten su identificación.
Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, de conocimiento de varias personas, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y aquella información que haya sido de dominio público y/o aquella sobre la cual el titular de la información no haya tomado las medidas para tenerla como reservada.
Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Datos como éstos, serán recolectados en INDUMA S.C.A. sólo frente a sus empleados y empleados de sus proveedores que prestan servicios en las instalaciones de INDUMA S.C.A.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1266 de 2008 y la 581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante “Ley de Protección de Datos”.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Empresas inhouse: Son aquellas empresas con las cuales INDUMA S.C.A. tiene vinculo COMERCIAL por ser sus proveedores de servicios y que además ejecutan sus actividades dentro de las instalaciones de la empresa a través de sus propios empleados.
Todos los funcionarios de INDUMA S.C.A. quedan cubiertos bajo esta política. INDUMA S.C.A. adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan las leyes en la materia y las disposiciones adoptadas por la sociedad para asegurar su cumplimiento.
Así mismo, hará lo propio frente a sus Aliados Comerciales, Proveedores y Contratistas que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a INDUMA S.C.A., exigiéndoles el cumplimiento de la Ley y de esta política, así como la suscripción de acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información.
El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;]
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables.
c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen
c. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: (i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
Los textos de las autorizaciones a ser puestas a disposición de los titulares de los datos, serán claras, e indicarán los requisitos establecidos por la Ley. Por lo anterior, se procurará reseñar de manera separada lo pertinente a ambas regulaciones, de tal manera que no haya lugar a confusión por parte del titular de los datos acerca de los derechos que le asisten bajo cada una de ellas.
En el aparte de la autorización correspondiente a la inclusión de los aspectos señalados por la Ley General se indicará, la finalidad o finalidades perseguidas con el tratamiento, el tipo de tratamiento a ser efectuado, la identificación, dirección física o electrónica a la que podrá dirigirse el titular de los datos, y se señalarán los derechos que le asisten al titular, en particular el de revocar el consentimiento.
6.1. Identificación de las bases de datos: INDUMA S.C.A. ha identificado las siguientes
bases de datos:
✓ Clientes
✓ Proveedores
✓ Empleados
✓ Visitantes
Estas bases de datos se podrán encontrar de manera física y electrónica y son almacenadas en servidores de la empresa.
6.2. Finalidad
De manera general, las bases de datos de clientes se recolectan directamente por INDUMA S.C.A. en el momento en que se realiza la creación del cliente o cuando se realizan llamadas a las empresas para realizar encuestas de satisfacción, entre otras. Tienen como finalidad la debida prestación del servicio o de los productos de INDUMA S.C.A., así como del manejo y la ejecución comercial del cliente, todo en desarrollo del objeto social de la empresa.
En desarrollo de esa relación comercial, INDUMA S.C.A. busca informar a los clientes acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar su portafolio; de las mejoras o cambios en sus canales de atención, así como recolección de información acerca del servicio prestado Igualmente, sus datos de contacto pueden ser compartidos con las empresas que facilitan la gestión de INDUMA, tales como y sin limitarse a: operadores logísticos, empresas de marketing, empresas de factoring o de recuperación de cartera.
La base de datos de proveedores se recolecta directamente por INDUMA S.C.A. al inicio de la relación comercial; y de manera general persigue tener información actualizada, sólida y suficiente para conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos, así como hacerlos partícipes de actividades o campañas que puedan resultar de su interés. Frente a los proveedores que desarrollan sus actividades inhouse, en la base de datos de empleados se incluyen los datos de éstos con el fin de realizar la debida ejecución de sus labores en las instalaciones de INDUMA S.C.A.
La base de datos de empleados se recolecta directamente por INDUMA S.C.A. en el momento en que inicia el proceso de selección o cuando se realizan las afiliaciones en el inicio de la relación laboral. De manera general busca tener actualizada la información de los empleados de INDUMA S.C.A. con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada frente al cumplimiento de todas las obligaciones y la realización de actividades de bienestar. Como arriba se indicó, en esta base de datos se incluyen datos personales de los empleados de los proveedores que desarrollan sus actividades inhouse.
La base de datos de visitantes se recolecta directamente por INDUMA S.C.A. a través del personal de vigilancia externo al momento de ingreso en las instalaciones de la empresa; y tiene como finalidad tener y almacenar información general que identifique las personas que ingresan a la empresa, realizando control de ingreso y salida por cada dependencia; tener datos disponibles acerca de su EPS y ARP por si se llegare a generar algún imprevisto de salud dentro de las instalaciones de la empresa y suministrar dicha información cuando se ha presentado un hecho que es materia de investigación para las autoridades.
Dicho tratamiento puede ser realizado por los representantes o empleados de INDUMA S.C.A. o con quienes celebre contratos de transferencia o transmisión de datos; intermediarios, operadores – prestadores necesarios para el cumplimiento de los contratos; y, encargados ubicados dentro y fuera del territorio nacional. Para el efecto, INDUMA S.C.A. actúa como responsable y encargado de la información que recolecta, no obstante, las empresas proveedoras de servicios que ejecutan sus actividades inhouse, actúan como encargadas de la información y datos personales, teniendo en cuenta que los mismos son transmitidos para efectos de cumplir con la ejecución del objeto contractual.
Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, INDUMA S.C.A. solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.
6.3. Vigencia: Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad, según se mantenga la relación que ha dado origen a la recolección de información, así mismo, con arreglo a las leyes de archivo vigentes.
TRATAMIENTO DE DATOS
Cuando INDUMA S.C.A. actúe como responsable del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:
Es importante anotar en este punto que la colaboración efectiva de los titulares respecto de la actualización de su información, en los datos que sean conocidos en primera instancia por ellos, será fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber de informar al encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.
Cuando INDUMA S.C.A. actúe como encargado del tratamiento, velará por:
Titulares.
Atendiendo a la definición que trae la ley de protección de datos acerca del encargado, actuarán como encargados de la información los proveedores de INDUMA S.C.A. que desarrollan sus actividades inhouse, ya que en desarrollo de éstas, se facilita la gestión comercial de la empresa, estos proveedores podrán ser operadores logísticos, empresas de vigilancia, entre otras.
INDUMA S.C.A. entregará la información sobre los Datos del Titular a las siguientes personas, siempre que acrediten su calidad:
INDUMA S.C.A. cuenta con un procedimiento sobre seguridad de la información y las revisiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en la materia.
Se han suscrito acuerdos de confidencialidad con los encargados de la información cuando corresponde a un tercero el tratamiento de la misma. Así mismo, INDUMA S.C.A. actúa como encargado de la información de manera permanente y en ese sentido, se suscribieron también acuerdos de confidencialidad con los responsables de las áreas que tratan información.
Se han implementado además medidas de seguridad tendientes a controlar los perfiles y permisos de acceso a las bases de datos de acuerdo a las necesidades de cada área frente a la información, así como los perfiles, cambio y duración de contraseñas a cargo del personal que tiene acceso a la información, reportes de salida de información y formación al personal sobre el manejo de los perfiles de acceso.
De otro lado, se han implementado medidas para la disposición final de documentos que contengan datos personales, mecanismos de copias de seguridad y recuperación de información de acuerdo a la normatividad vigente sobre archivo.
11.1. Procedimiento para la atención de solicitudes y consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales: Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular solicitudes y consultas para:
Datos Personales.
Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
El procedimiento para la atención de las consultas sobre los datos personales del Titular es el siguiente:
servicioalcliente@induma.com.co
Los términos antes mencionados pueden variar en caso que se emitan leyes o reglamentos que establezcan términos inferiores, de acuerdo con la naturaleza el Datos
Personal.
11.2. Procedimiento Para la Atención de Reclamos relacionados con el Tratamiento de
Datos Personales: Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular reclamaciones para:
Lo anterior, sin perjuicio de las normas que INDUMA S.C.A. debe cumplir en materia de retención documental. En consecuencia, INDUMA S.C.A. suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.
El procedimiento para la atención de los reclamos sobre los datos personales del Titular es el siguiente: a. El Titular o quien esté autorizado para ello, podrán formular reclamos a INDUMA S.C.A. cuando: (i) Considere que la información del Titular contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, (ii) Advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos, o (iii) Revoque la autorización para el tratamiento del titular. El interesado (El titular o quien esté autorizado para ello) podrá formular el reclamo a través de los canales mencionados.
11.3. Área Responsable de la Atención de Solicitudes, Consultas y Reclamos
El área de servicio al cliente de INDUMA S.C.A. es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la autorización. Así mismo velarán por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de INDUMA S.C.A. a las solicitudes, consultas y reclamos de los titulares de los datos a través del correo
electrónico: servicioalcliente@induma.com.co.
LOS TITULARES
La presente Política se encuentra a disposición de los titulares de los datos a partir del mes de octubre de 2016 pero podrá ser modificada, en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los titulares a través de la página web www.induma.com.co o de cualquier otro mecanismo eficiente.
INDUMA S.C.A.
Dirección: Kilometro 1 Vía termales el Otoño
Correo electrónico: servicioalcliente@induma.com.co
Teléfono: 8930130
Fecha de entrada en vigencia de la política de información: octubre de 2016
Periodo de vigencia de la base de datos: será el necesario de acuerdo a la finalidad de la
misma y con arreglo a las leyes vigente sobre archivo y gestión documenta
Km 1 Vía Termales El Otoño, Manizales, Colombia
Planta Puertas Km 9 Vía al Magdalena Tel. 57 606 874 7054 Manizales, Colombia
servicioalcliente@induma.com.co
+57 (606) 8930130
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